Заявление об увольнении по e-mail примут только при электронном документообороте
Работодатель может принять заявление об увольнении по собственному желанию, направленное по электронной почте, если в компании ведется электронный кадровый документооборот. В остальных случаях потребуется документ в надлежащей форме.
Ключевые тезисы
- Отправка заявления по электронной почте допустима при использовании работодателем электронного документооборота.
- Работодателю важно заранее определить порядок обмена кадровыми документами с работниками.
- Для иностранных работников действуют те же правила оформления заявления об увольнении.
- Кадровой службе следует проверить, соответствует ли полученное заявление принятому в компании формату.
О чём это
Заявление об увольнении по собственному желанию, направленное обычным письмом на электронную почту, не всегда подтверждает волю работника и дату его обращения. Принять такой документ в электронном виде можно, если у работодателя внедрён кадровый электронный документооборот и соблюдены правила подписания электронных документов.
Кого касается
Правило касается всех работодателей и работников, включая иностранных граждан и лиц без гражданства, работающих по трудовому договору. Миграционный статус сотрудника не отменяет общие требования трудового законодательства к форме заявления об увольнении.
Что изменилось
Сам по себе e-mail не приравнивается к письменному заявлению об увольнении. Электронное заявление может использоваться в рамках кадрового ЭДО: работодатель должен организовать такой документооборот, а документ должен быть оформлен и подписан способом, предусмотренным для электронного взаимодействия. Если КЭДО не применяется, безопаснее получить заявление на бумаге с собственноручной подписью работника.
Что делать работодателю
Проверьте, действует ли в компании кадровый ЭДО и предусмотрено ли в локальных документах электронное взаимодействие с работниками. При получении письма на e-mail установите, является ли оно документом, созданным и подписанным в системе КЭДО, а не просто сканом или текстом в почте. Если надлежащего электронного оформления нет, попросите сотрудника представить бумажное заявление либо оформить его через используемый КЭДО. Не издавайте приказ об увольнении только по неформальному письму, если работник впоследствии может оспорить факт и дату подачи заявления.
Сроки
По общему правилу сотрудник предупреждает работодателя об увольнении не позднее чем за две недели. Срок отсчитывается со следующего дня после получения работодателем надлежаще оформленного заявления. Для работников на испытательном сроке обычно действует трёхдневный срок предупреждения, для руководителя организации — один месяц. Неформальное электронное письмо, не оформленное в порядке КЭДО, лучше не считать началом срока предупреждения.
Что будет, если ничего не делать
Если принять обычное электронное письмо как достаточное заявление и уволить работника, возникает риск спора о том, подавал ли он заявление и когда именно. Увольнение могут признать незаконным, что может повлечь восстановление сотрудника, выплату среднего заработка за время вынужденного прогула и иные расходы. Для иностранного работника ошибочное оформление даты прекращения договора также создаёт риск некорректного исполнения миграционных обязанностей работодателя.